Delegasi MID UI ke Universitas Brawijaya untuk Pengesahan HMKI (2/2)

Berbagi pengalaman masing-masing universitas setelah sesi kongres berakhir adalah suatu hal yang menyenangkan. Menceritakan kegiatan yang berhubungan dengan kearsipan, observasi, dan sebagainya. Keluh kesah dari masing-masing delegasi mengenai permasalahan penanganan kearsipan di daerahnya hingga cara pandang masyarakat mengenai jurusan kearsipan juga dibahas. Membahas masalah kesadaran organisasi dalam mengelola arsip, terutama organisasi pemerintahan daerah memang tiada habisnya. Teringat perkataan Pak Wahyu, guru pendamping dari UB mengatakan bahwa kebanyakan pengelolaan arsip organisasi/pemerintahan baru terasa pentingnya dan darurat saat ada KPK yang ingin mengaudit. Lucu juga sih, tapi kenyataannya memang seperti itu.

Sekalian ingin curhat juga mengenai dunia kearsipan. Di era big data ini masih banyak organisasi yang menyampingkan pengelolaan arsip. Padahal, sustainabilitas kinerja perusahaan, organisasi, maupun lembaga pemerintahan bergantung kepada arsip yang mereka miliki. Terkelolanya arsip dengan baik, apalagi jika sudah tersertifikasi (salah satunya ISO 9001:2008) atau ISO 27000 (information security), maka organisasi tersebut dapat meningkatkan pelayanan publik ataupun konsumen. Arsip yang dimiliki membutuhkan penanganan arsip yang dikelola khusus oleh ahli di bidang kearsipan yang memiliki pendidikan di bidang kearsipan atau sejenisnya, bukan sekretaris ataupun humas. Peraturan ini tertuang dalam UU 43/2009.

Teknologi yang mendukung memudahkan pengelolaan kearsipan akhir-akhir ini juga semakin berkembang. Sebut saja implementasi cloud computing untuk penyimpanan dokumen online, perkembangan document management system (DMS), dsb. Belum lagi masuk ke dalam bagaimana menganalisa data-data (data analytics) atau arsip perusahaan yang tercipta menjadi sebuah insights (business intelligence) untuk strategi organisasi/government yang akan datang. Sayangnya mungkin bahasan itu masih terlalu jauh untuk kondisi kearsipan di Indonesia ini. Mari perbaiki dahulu sistem pembuatan KTP, standardisasi upah pegawai, surat tanah, dan kepengurusan lainnya. Sudahlah, nduk, kita masih harus fokus dalam tahap sosialisasi “Kesadaran-Pentingnya-Pengelolaan-Arsip”. Suka greget juga mengapa implementasi dan perkembangan hal itu berjalan lambat di negara ini. Mungkin perlu ada Iron Man untuk membenahi birokrasi di sini.

Banyak sekali permasalahan kearsipan yang perlu dibenahi di negara ini oleh pemikiran-pemikiran cerdas-cemerlang kalian wahai kawanku. Tetaplah bersyukur bahwa sangat banyak potensi-potensi yang bisa kita kreasikan untuk membenahi masalah tersebut. Misal mengadakan seminar, workshop,  atau apapun yang membuat mata pemerintah daerah, individu, atau organisasi lainnya sadar pengelolaan arsip demi tercapainya good governance dan tujuan lainnya. Kita sama-sama berharap di HMKI kita semua mahasiswa bisa men-solve masalah-masalah itu. Apabila kita bisa mensyukuri (melihat potensi) yang kecil, maka kita akan bisa mensyukuri yang besar.

Saat ini dokumen pengesahan HMKI sedang diproses di UB untuk dikirimkan ke UI. Kami dari UI sedang menunggu dokumen tersebut dan diberikan mandat untuk menyampaikan pengawalan dokumen tersebut ke pihak ANRI untuk ditelaah lebih lanjut. Namun beberapa waktu yang lalu melalui pesan sms kepada Pak Wahyu, deputi ANRI sekaligus ketua AAI pusat, Pak Andi Kasman, memberikan lampu hijau terhadap pembentukan himpunan ini. Semoga dengan terbentuknya HMKI ini, mahasiswa jurusan kearsipan dapat membangun Indonesia yang lebih baik.

Delegasi MID UI ke Universitas Brawijaya untuk Pengesahan HMKI (1/2)

Berhubung masih masa-masa pasca UTS dan ada waktu luang, dalam tulisan ini saya coba bagikan pengalaman pertama kali ke Kota Malang. Inilah pengalaman pertamaku berkunjung ke Kota Malang, Jawa Timur. Pada 11-13 April 2014 yang lalu bersama empat orang teman perwakilan jurusan Manajemen Informasi dan Dokumen Universitas Indonesia, Alhamdulillah kami berlima terpilih untuk mewakili UI untuk memenuhi undangan kongres dari Universitas Brawijaya jurusan Perpustakaan dan Kearsipan, yang akan merumuskan dan mengesahkan Himpunan Mahasiswa Kearsipan Indonesia (HMKI).  

Sempat bingung untuk menentukan siapa yang akan ikut ke Malang, karena undangan dari senior 2011 baru datang H-3 acara dengan persiapan anggaran yang mendadak juga. Acara ini adalah kelanjutan dari kongres pembentukan HMKI yang diadakan Jurusan Kearsipan UGM pada beberapa bulan sebelumnya yang mengundang seluruh universitas di Indonesia yang memiliki jurusan kearsipan. Dalam kongres di UB kemarin, walaupun beberapa perwakilan universitas seperti UNHAS dan UNDIP tidak bisa hadir sehingga tidak memenuhi kuorum, kongres tetap dilanjutkan mengingat perwakilan universitas yang tidak hadir telah memberikan sinyal setuju terhadap apapun isi anggaran dasar (AD/ART) HMKI.

Perjalanan dimulai dari sini.

Hal yang menegangkan di malam sebelum keberangkatan adalah, kami belum membeli tiket kereta sama sekali. Rani, sebagai PJ tiket awalnya membeli di Indomar*t. Tebak apa? sistem pembelian dan online sedang bermasalah malam itu! Tiket kereta tinggal 40 kursi, yang sebelumnya juga tiket kereta Matarmaja yang lebih murah telah habis padahal terakhir kali cek kursi masih banyak.  Berpacu dengan waktu, saya langsung sarankan kak Arif untuk pesan tiket kereta Majapahit lewat call center KAI 021-121. Sambil menunggu balasan, saya berpikir, “Kalau kursi sudah habis, fix ini perjalanan di cancel”. Ternyata benar, tiket sudah terpesan dan rupanya kami masih diizinkan Allah untuk berangkat ke Malang esok pagi.

Rencana awalnya kami ingin berangkat pada hari Kamis untuk berjaga-jaga agar sampai Malang tidak terlalu mepet dengan hari acara, juga sekalian istirahat setelah perjalanan. Mengingat UTS sampai hari Jumat, kami harus menyelesaikan UTS terlebih dahulu. Awalnya ingin izin dan susulan UTS, tapi dari pihak fakultas tidak mengizinkan karena birokrasi akademis di sini sangat ketat. Yasudahlah, akhirnya kami putuskan untuk  berangkat dari kampus hari Jumat pukul 10.00 langsung setelah mengerjakan UTS. Langsung, karena harus ke Stasiun Senen naik Commuter Line (CL) dan belum lagi cari masjid untuk Jumatan. Fyi, barang bawaan untuk ke Malang sampai-sampai saya bawa masuk ke kelas… Sesampainya di Stasiun Senen, saya, Arif (2012), dan Lutfi (2012) menitipkan tas ke Rani (2013) untuk Jumatan.

Sambil menunggu personil satu lagi yang belum hadir, yaitu Annisa (2012), membeli bekal makanan untuk di perjalanan adalah waktu yang tepat. Beberapa waktu setelah itu kami bersiap berangkat. Kereta berangkat pukul 15.15.

Sesampainya di Malang…

Skip cerita perjalanan di kereta. Kesimpulan perjalanan di kereta adalah, ternyata seperti ‘itu’ ya rasanya duduk 15 jam di kereta. Hmm…

Sabtu 12 April, matahari menyinari stasiun kota Malang. Kami sampai di Malang pukul 07.30 langsung disambut baik oleh dua orang panitia dari UB. Seakan rasa lelah dalam perjalanan di kereta  sekejap sirna. Menaiki mobil UB ke tempat penginapan disuguhi keindahan kebersihan dan tata letak Kota Malang, sesampainya di sana kami berlima diarahkan ke kamar masing-masing. Seketika, melihat kasur adalah hal yang terindah saat itu. “But, wait… we have some tasks here, general!”  Ya, tanpa sempat menikmati kasur, kami harus segera mandi dan bersiap untuk……….. kongres. Semangat!

It’s just beginning.

Setelah sarapan, kami dari UI dan delegasi UGM berangkat sekitar jam 9.45 diantarkan ke gedung IKA UB oleh panitia kongres. Ternyata di ruangan sudah penuh oleh tamu undangan yang menanti kedatangan kami. Agak merasa bersalah juga karena telat. Namun acara sambutan berlangsung baik.

Kongres baru dimulai setelah ishoma. Pembukaan kongres oleh presidium, yaitu Galang, UB 2012. Dengan diawali pembukaan dan pembacaan peraturan kongres yang telah ditetapkan di kongres sebelumnya di UGM. Selanjutnya adalah memilih unsur sidang presidium, anggota, dan sekretaris dari delegasi kongres masing-masing satu perdelegasi. Karena yang mengajukan presidium dari UGM, maka kami mengambil sebagai anggota, dan yang menjadi sekretaris adalah delegasi UB.  Di saat berjalannya kongres pada waktu membahas poin-poin AD/ART, pihak UGM mengetahui ada isi dari AD/ART yang berbeda dari yang di bagikan dan ditampilkan di slide saat itu, dari isi yang telah ditetapkan. Keadaan sedikit memanas. Pihak UGM mengintervensi kongres dan ingin mengetahui mengapa isi dari dokumen itu bisa berubah. Sedangkan kami dari UI tidak tahu menahu isi dari AD/ART tersebut sebelumnya karena kami tidak hadir dalam kongres di UGM saat itu. Maka kami mencoba mengikuti jalannya sidang dengan bekal informasi on-the-duty diwarnai badan yang masih lelah karena belum istirahat dan tetap berusaha fokus.

Presidium menetapkan pemberhentian waktu sidang sejenak untuk mengklarifikasi mengapa ada poin-poin dokumen yang beda. Awalnya kami semua menyangka, bahwa kesalahan ada di UB. Kami merembuk ke satu meja untuk membahas ini. Akhirnya masalah terpecahkan, bahwa dokumen dari UGM-lah yang dikirimkan ke email UB merupakan dokumen pembentukan versi awal. Problem solved. Masalah ini sempat menyita waktu persidangan. Pihak UGM meminta maaf atas kesalahan teknis tersebut dan tindakan selanjutnya adalah menunggu kiriman dokumen versi terbaru hasil kongres UGM.

Dari siang hari hingga malam hari, sidang berjalan cukup baik dan padat. Banyak masukan dan saran dari para delegasi untuk pembentukan sekaligus pengesahan HMKI ini. Masukan dari kami yang cukup menjadi poin penting adalah: tugas pokok. Kami mencoba mencari tahu isi dari tugas pokok HMKI namun tidak menemukannya. Mengetahui hal tersebut, kami melempar diskusi tugas pokok ke dalam forum dan menjelaskannya mengapa hal tersebut harus ada. Karena menetapkan tugas pokok bukanlah hal yang singkat. Para delegasi menyetujui, untuk beberapa bahasan seperti tugas pokok,  kepengurusan, dan logo identitas HMKI akan dibahas di kongres selanjutnya karena waktu yang tidak memungkinkan saat itu untuk dibahas. Di bawah gerimisnya Kota Malang, sebelum sidang berakhir, kami dari delegasi UI langsung ditunjuk untuk menjadi tuan rumah untuk kongres selanjutnya. Serentak kami berlima saling tatap muka dan tersenyum. haha. Dengan sedikit berat hati, akhirnya kami mengiyakan permintaan tersebut karena menjadi tuan rumah membutuhkan effort yang cukup tinggi, apalagi acara ini berskala nasional. Setelah kami berlima berdiskusi, kami memutuskan Insha Allah kongres selanjutnya akan diadakan pada September 2014 mendatang. Challenge accepted. Di akhir sidang, dokumen dipersiapkan untuk disahkan dan ditandatangani oleh presidium, anggota, dan sekretaris. Untungnya, esok hari agendanya adalah jalan-jalan ke Batu, Malang, tepatnya Coban Rondo. Tapi sebelumnya kami mampir dulu ke Museum Malang. 

Kesan Pertama Mencoba Google Glass: Ulasan Singkat

image

Semenjak pendaftaran, niat awal ke acara “Empowering Students to Innovate with Google: CampusG UI” adalah untuk mendapatkan ilmu dan kenalan baru mengenai digitalpreneurship. Sebenarnya disebutkan juga mengenai sesi presentasi Innovation Through Google Technology: Google Glass, dan ada kesempatan mencoba Google Glass bagi mereka yang beruntung. Ga kepikiran juga untuk coba. Diberikan kesempatan coba Google Glass ya syukur, gak juga gak apa-apa (padahal akhirnya rebutan juga).

Read More

Hal-Hal yang Dilihat Head Hunter (Recruitment) dari Mahasiswa

Post by Nafi Putrawan:

Hal-Hal yang Dilihat Head Hunter (Recruitment) dari Mahasiswa
View Post on Quora

Mencari Lingkungan Keluarga

“I want to have time for myself, my family and my friends. It’s important because in order to sing well, you must have inspiration, and inspiration comes from life, from living.” - Andrea Bocelli

Sangat bersyukur mendapatkan karunia yang Allah berikan kepadaku saat ini. Salah satu cara mensyukuri sesuatu bagiku adalah; membayangkan berapa banyak orang di luar sana – bahkan mungkin teman dekatmu sendiri – yang menginginkan kehidupan sepertimu saat ini. Termasuk masa transisi dari kehidupan “rumah-sekolah” menjadi “kostan-kampus” yang memang banyak cerita pelajaran hidup di dalamnya yang patut aku syukuri.

Read More

"Saat hasilnya sudah jadi seenaknya saja ingin ganti ini-itu. Setelah itu tidak jarang pula yang melupakan begitu saja entah kemana. Kawan, cobalah mengerti perasaan dan kesibukan orang yang kau minta tolong. Apresiasilah bantuan karya yang diberikan, agar orang tersebut tidak bosan berkarya."

Anonymous asked: nafi lg galau yaaaa...

ini siapaa? :” ah, cuma isu mungkin :D

Di sini kami belajar, bahwa di luar sana masih banyak anak-anak yang butuh pendidikan berkualitas untuk meraih mimpi-mimpinya. FYI, di sekolah ini kelas 5 dan 6 disatukan dalam satu ruangan (kelas 5 barisan kiri, kelas 6 di barisan kanan).

Di sini kami belajar, bahwa di luar sana masih banyak anak-anak yang butuh pendidikan berkualitas untuk meraih mimpi-mimpinya. FYI, di sekolah ini kelas 5 dan 6 disatukan dalam satu ruangan (kelas 5 barisan kiri, kelas 6 di barisan kanan).

"Maukah kamu menjadi bagian dari mimpi yang sederhana ini?"